1. Hem
  2. /
  3. Läsanvisningar
  4. /
  5. Jira

Jira

Nedan finns läsanvisningar för vanliga kommandon i Jira som är uppdelade för projektdeltagare respektive projektledning.

För projektdeltagare

Inbjudan och inställningar

Inbjudan
1. Klicka på länken ”Join the team” som du har fått på mailen och skapa en användare. 2. Fyll i ditt namn och välj ett lösenord 3. Det kommer nu upp två dialogrutor som du kan klicka på ”Hoppa över frågan”
Inställningar

Webbläsare som fungerar med Jira Cloud.

Dator
Microsoft Edge Senaste versionen stöds
Mozilla Firefox (alla plattformar) Senaste versionen stöds
Google Chrome (Windows och Mac) Senaste versionen stöds
Safari (Mac) Senaste versionen på senaste operativsystemet stöds
Mobiltelefon
Mobil Safari (iOS) Senaste versionen stöds
Chrome (Android och iOS) Senaste versionen stöds 
Källa: Atlassian
Användarinställningar
1. Ställ in profilbild, språk, ändra lösenord etc
2. Ställ in dashboard som Jira-hemsida

Anpassa mailutskick (aviseringar)

Det finns möjlighet att anpassa när aviseringar ska skickas ut till ens mail, detta görs enligt nedan steg.

1. Klicka på kugghjulet längst upp till höger. 2. Klicka på Personliga Jira-inställningar 3. Längre ner på på sidan finns inställningar för när mailaviseringar ska skickas, kryssa i/ut önskade rutor och klicka på Spara.

Dagligt mailutskick

Innehåller alla ärenden som har uppdaterats det senaste dygnet där du antingen är tilldelad, rapportör, omnämn i (beskrivning och kommentar), eller bevakar. Samt alla informationsärenden och färdiga mötesprotokoll.

Sammanställningen skickas dagligen kl 7.00.

OBS!
Detta mailutskicket berörs inte av de personliga användarinställningarna för mailutskick enligt ovan Anpassa mailutskick (Aviseringar) och kan således inte stängas av.

Mailet skickas endast om det finns några ärenden.

Översikt arbetsytor

Startsida/Inkorg
  • Alla projektmedlemmar bör logga in minst en gång varannan vecka samt svara på direkta frågor
  • Genom punkten ovan anses projektmedlemmar ta del av information även om denna inte fysiskt är med i projektets forum
  • Kommunikation utanför projektets definierade system (telefonsamtal, e-mail etc.) hanteras ej av PL
Personlig inkorg Projektinformation
inkorg-1 inkorg-2
Disciplintavla
  • Disciplintavlan är din primära arbetsyta i projektet
  • Disciplintavlan visar samtliga ärenden (av typen ”Ärende”) i projektet som du som projektör har behörighet att se
  • Genom snabbfilter sorterar du fram de ärenden du vill se på disciplin- och individnivå. T ex dina egna ärenden eller alla ärenden till din disciplin.
Mötestavla
  • Mötestavlan visar samtliga ärenden som hör till något möte
  • Genom snabbfilter filtrerar du fram de ärenden du vill se på mötes- & individnivå. T ex alla mina ärenden som ligger på agendan för C-möte.
  • Tavlan är sorterad utifrån kategorier (t ex tider, ekonomi, organisation osv.) samt ärenden ställde till respektive disciplin.

Ärendetyper

Ärende
  • Används vid frågor, uppgifter eller tilldelning av arbetsuppgifter mellan olika projektmedlemmar.
  • Ett ärende är alltid riktat till en ansvarig person och disciplin som ska leverera ett svar.
  • Om ärendet behandlas på ett möte och besvaras i fältet ”mötesanteckningar” så ska även samma svar föras in i fältet ”svar”
  • Endast en fråga per ärende. Det vill säga att om ett ärende resulterar i flera frågor eller uppgifter löses detta genom att skapa nya motsvarande ärenden.
 Information
  • Används främst av projektledningen.
  • Används för allmän information som ska kommuniceras inom projektet.
 Möte
  • Är en protokollhållare som används vid dokumentation av möten.
    • Det finns ett dynamiskt protokoll, fält ”Länk till protokoll”, som visar vad som står i mötesanteckningarna för respektive ärende ”just nu”. Om mötesanteckningsfältet redigeras i efterhand när mötet är avslutat och STÄNGT så kommer det ändå att ändras i detta protokoll, precis som det är ändrat i ärendet.
    • Det finns ett statiskt protokoll, fält ”protokoll”, som visar vad som står i mötesanteckningarna för respektive ärende vid utskick av protokollet. Om mötesanteckningsfältet ändras i efterhand så kommer inte detta fält att uppdateras med ändringarna.
 Minnesanteckningar
  • Används för dokumentation av vad som sas på ett visst möte eller avstämning mellan projektmedlemmar men vid frågor, uppgifter eller tilldelning av arbetsuppgifter skapas ett separat ärende som länkas till minnesanteckningsärendet.

Skapa ärenden

Skapa ärende

Sammanfattning*: ​Frågans rubrik​

Projektdel: Till vilken projektdel hör ärendet, kontor eller laboratorium.

Beskrivning*: ​Utförlig beskrivning av frågan. ​Omnämn personer i beskrivning för att specifikt dela informationen med dem.​

Tilldelad*:​ Person som ska driva ärendet framåt

Prioritet:​ Frågans prioritet

* Stjärnmarkerade fält är tvingande

Från/till*:​ Disciplinen som ställer/tar emot frågan

Förfallodatum: Används vid behov, prioritet används i första hand

Bordlagt till: Bordlägg ärendet till önskat datum om det behövs

Bifogad fil: ​Det går att bifoga filer upp till 10 MB**

* Stjärnmarkerade fält är tvingande.
** Gällande och skisser skall distribueras via Dalux och länkas till ärendet i Jira

Välj flik: ”Tas upp på möte”

Möte: Vilken typ av möte ska ärendet tas upp på

Möteskategori: Ange ärendets möteskategori

Mötesanteckningar: Ange vad som sägs på möten

 

Använda tavlor

Arbetsflöden
Använda tavlor
  • Rubriker: Mötestavlan visar Till (discipliner) medan Disciplintavlan visar Från (discipliner).
  • Snabbfilter: Mötestavlan visar mötesforum medan Disciplintavlan visar Till (discipliner).
  • Kolumner/flödet för tavlan: Ändra status på ärendet genom att flytta det på tavlan.

Klicka på Snabbfilter för att expandera.

Klicka på ”tre punkter” för inställningar.

Inställningar expanderar
Visa ärende i sidopanel brevid tavla
  1. Klicka på ärende på tavlan.
  2. Ärendet visas i dialogvy.
  3. Klicka på de ”tre prickarna”
  4. Klicka på Öppna ärende i sidopanel

Ärendens uppbyggnad

Framdrift

Framdriften av ett ärende är den information som är viktig för att ärendet ska kunna drivas framåt samt den information som är viktig att kunna titta tillbaka på. Framdriften av ärendet syns alltid överst i ärendet. Information som är viktig för framdriften är t ex mötesanteckningar, svar, beslut, etc. Denna information är ALLTID sökbar.

Kommunikation

Kommunikationen i ett ärende kan liknas med den diskussion som annars sker i långa mailtrådar eller chattar och är viktig för att komma fram till den bästa lösningen. Kommunikationen i ett ärende syns alltid i ärendets undre del och är INTE sökbar. Därför är det viktigt att, föra in lösningen/svaret/beslutet i ärendets framdriftsdelen och inte nöja sig med att den finns i kommentarerna.

Tagga ärenden för möten

1. Öppna ärendet som önskas behandlas på ett mötesforum.

2. Gå till fliken ”Tas upp på möte”

3. Lägg till mötesforum i rulllistan.

OBS! Ett ärende kan vara taggat för flera mötesforum samtidigt så ta inte bort redan tillagda mötesforum.

4. Möteskategori behöver inte läggas till om det är oklart.

Projektledningen kommer välja och sortera de ärenden som taggas för möte så det gör inget om man ”väljer fel” forum eller kategori, det viktigaste är att ärendet taggas så det kommer till kännedom för projektledningen.

Öppna ärende i sidofält

För att kunna följa ett förberett mötesprotokoll i Jira, att både kunna se listan med punkter i mötet och en punkt med dess innehåll följ stegen nedan:

    1. Klicka in på Entreprenörstavlan, välj snabbfilter Byggmöte. (Bild 1)
    2. Klicka på de tre prickarna uppe till höger. Välj, ”Öppna ärenden i sidofält” (Bild 2 och 3)

Bild 1

Bild 2

Bild 3

Svara och Stänga ärenden

  • När ärenden flyttas till ”Stängt” kommer automatiskt en svarsruta upp.
  • Skriv ett kort informationsrikt svar som besvarar frågan i Beskrivningen.
  • Tänk på att både frågan i Beskrivningsfältet och svaret vara så tydliga att de går att utläsa utan mer information från ärendet.
  • OBS! Ej tillåtet att endast hänvisa till kommentarer, bifogade filer eller att bara skriva ”klart”. Om svaret finns i en bifogad fil så ange titel, version och datum för dokumentet samt hänvisar till sida/kapitel.
  • OBS! Om ett ärende behandlas på ett möte och man i mötesanteckningen anger beslutet/svaret så ska även detta kopieras in i ärendets svar när ärendet stängs.

Återöppna ärenden

Om rapportören eller projektledningen inte är nöjd med svaret så kan ärendet återöppnas.

  1. Ändra status på ärendet.
    • Antingen genom att dra tillbaka ärendet på tavlan till kolumn NYTT/PÅGÅR,
    • Eller ändra direkt i ärendet.
  2. Ange därefter en kommentar i ärendet till varför ärendet återöppnades.
    Tex att man inte godtar svaret, tycker det besvar frågan eller öppnar för att kunna behandlas på möte.

Bevaka ärenden

  1. Öppna ärendet och klicka på symbolen som liknar ett ”öga”. 1:an efter symbolen indikerar att det är 1 person som följer ärendet.
  2. Klicka därefter på ”Börja bevaka”.

Bifoga fil

Alternativ 1:
Klicka på Bifoga ikonen och välj en fil från Utforskaren
Alternativ 2:
Kopiera in en skärmdump och klistra in direkt i kommentarsfältet. Ställ musen i kommentarsfältet och tryck Ctrl + V
Alternativ 3:
Klicka på ikonen Filer och bilder i kommentarsfältet och välj fil från Utforskaren
Att bifoga i kommentarsfält är att föredra då man samtidigt kan koppla en kommentar till filen.

Men oavsett alternativ så sparas de bifogade filerna under Bilagor.

Länka ärenden

1. Öppna det ärende du vill länka till/från och klicka på Länka ärende
2. Då visas möjligheten att länka längre ner i ärendet. Skriv in ärende-Idt direkt eller sök med fritext

Länka till mapp i Dalux

Hitta den mapp du vill länka till
Markera URL i adressfältet och tryck Ctrl + C för att kopiera adressen
Klistra in länken i ett ärende genom att trycka Crtl + V
När du trycker på mellanslag så förkortas länken och visas som i exemplet ovan.

OBS: Glöm inte att ange vilken fil i mappen du hänvisar till samt att omnämna den/de det berör.

Länka till fil i Dalux

  1. Markera den fil du vill länka till
  2. Klicka på menyn ”Mer” och sedan ”Skicka”
 3. Klicka på symbolen för ”Kopiera till clipboard” uppe till höger för att kopiera en länk direkt till den fil som är markerad.

Därefter klistrar du in denna länk med Ctrl + V i fältet ”beskrivning” eller ”kommentar” i ett ärende i Jira.

Söka efter ärenden

Alternativ 1

Använd förenklad sökning i huvudmenyn.
Alternativ 2

Använd avancerad sökning för att söka efter ärenden baserat på olika kriterier; t.ex. projekt, status, till och från (disciplin), förfallodatum etc.

Hitta hit genom: Huvudmenyn -> Filter -> Avancerad sökning
  1. Välj alternativ med rullistan för de fördefinierade kriterierna eller lägg till egna under +Mer. Alla fördefinierade värden för fälten i systemet är sökbara.
  2. Det går även att söka på fritext.
  3. Här ställer du in om sökningen ska visa detaljerad vy eller listvy.
  4. Här ställer du in vilka fält som ska visas i sökningen (= listan med ärenden nedanför sökkriterierna).

För projektledning

Om dynamiskt protokoll saknas

1. Öppna ett tidigare mötesärende från samma projekt (CMP, CME, CML etc) och klicka på länken till det dynamiska protokollet. Då kommer du till filtersökningen Protokoll (dynamiskt).

2. Ange sedan nyckeln till mötesärendet som saknar länk (t.ex. CMP-124) i sökkriteriet Mötesanteckningar och klicka på Uppdatera och sedan Sök.

3. Klicka på kolumnen Möteskategorier för att välja sortering efter möteskategori. (OBS pilen ska peka uppåt för stigande sortering).

4. Kopiera sedan URL-adressen för filtersökningen och gå till mötesärendet, som saknade länk, och klistra in det i fältet: Länk till dynamiskt protokoll.

Klona, länka och flytta ärenden mellan projekt

Förutsättningar för att klona, länka och flytta till annat projekt:

  • När man klonar ett ärende så följer ärendets informationsdel med (även svar) men ej kommentarer.
  • Det klonade ärendet får ett prefix framför sig – CLONE.
  • Klonade ärenden länkas inte automatiskt.
  • När man klonar ett stängt ärende får klonen status NYTT/PÅGÅR (även om ärendet som klonas är STÄNGT).
  • Den som har behörighet i båda projekten kan se att ärendena är länkade men inte den som bara har behörighet i ett av projekten.
  • Det man får tänka på när man flyttar ärenden är att projekten kan ha olika värden för samma fält. Tex möte: som har olika alternativ beroende på vilket projekt man är i så då får man justera det i flytten.