Möten

För få en ökad effektivitet kring hantering av möten har projektet definierat några principer för hur möten ska kommuniceras, förberedas och genomföras.

Principer för möten

• Möten ska ha en dagordning och ett syfte.
• Ett aktivt deltagande i mötet och problemlösningar förväntas.
• Mötesdeltagare skall förbereda sig till möten genom att bl.a. innan mötet gå igenom agendan och föregående protokoll och förbereda sin input.
• Samtliga projektmedlemmar kan föreslå ärenden att ta upp på mötesagendan men möteshållaren avgör vilka som behålls på mötestavlan.
• Mötesprojektdeltagare skall själva kunna hantera, redogöra för och svara på sina frågor (digitalt) på mötet och vara väl bekanta med såväl verktyget som processen.
• Av möteskallelse framgår om mötet är via Teams eller fysiskt. Fysisk närvaro förväntas på fysiska möten.

Hantera möten i Jira

• Möten kan men behöver inte alltid dokumenteras i Jira.
• Möten som behöver protokollföras skall så göras i Jira genom att mötesanteckningar införs på respektive ärende.
• Information och besked som behöver nå ut till flera och/eller dokumenteras/arkiveras skall hanteras i enskilda ärenden.
• Punkter som krävs att någon projektmedlem tar hänsyn till i sitt arbete, agerar på, svarar på eller på annat sätt behöver lägga arbete på skall hanteras som enskilda ärenden.
• Samtliga projektmedlemmar skall logga in minst en gång i veckan och tillgodogöra sig protokoll och projektinformation. I och med detta anses projektmedlemmar alltid ha tagit del av projektinformation, besked och protokoll oavsett om man närvarat fysiskt vid möten etc.
• Samtliga projektmedlemmar skall bevaka de notifieringar som går ut (via mail) och därmed anses även mindre aktiva medlemmar ha tillgång till för medlemmen relevanta protokoll och ärenden.
• Projektledningen skall driva möten på de digitala tavlor som är avsedda för detta vilket kräver en god kompetens inom verktyget och den digitala mötesprocessen.